Personalo valdymo sistemos skirtos racionalizuoti žmogiškųjų išteklių procesus ir sukurti ilgalaikę vertę organizacijoms. Centralizavus ir automatizuojant žmogiškųjų išteklių užduotis, personalo valdymas gali žymiai pagerinti organizacijos efektyvumą. Procesų supaprastinimas gali padėti organizacijoms sutaupyti laiko ir sumažinti klaidų, susijusių su rankiniu duomenų įvedimu ir apdorojimu, skaičių. Supaprastindamos žmogiškųjų išteklių procesus, personalo valdymo sistemos gali padėti organizacijoms sutelkti dėmesį į savo pagrindinius verslo tikslus, o ne įklimpti į administracines užduotis. Didindamos žmogiškųjų išteklių procesų efektyvumą, personalo valdymo sistemos gali padėti organizacijoms efektyviau paskirstyti išteklius, o tai lemia geresnį išteklių panaudojimą ir paskirstymą.

Vienas iš pagrindinių personalo valdymo sistemų privalumų yra padidėjęs administracinių užduočių automatizavimas. Šis automatizavimas gali padėti organizacijoms sumažinti klaidų skaičių, sutaupyti laiko ir supaprastinti žmogiškųjų išteklių procesus. Automatizuojant įprastas užduotis, personalo valdymo sistemos gali išlaisvinti personalą, kad jis galėtų sutelkti dėmesį į labiau strategines iniciatyvas, pavyzdžiui, talentų įgijimą, išlaikymą ir tobulėjimą. Automatizavimas taip pat gali pagerinti komunikaciją organizacijoje, sumažinti išlaidas ir užtikrinti greitą prieigą prie svarbios žmogiškųjų išteklių informacijos. Kadangi personalo valdymo sistemų naudojimas ir toliau auga, tikėtina, kad vis daugiau valdymo užduočių bus automatizuotos.

Kitas reikšmingas personalo valdymo sistemų pranašumas yra tai, kad jos gali padėti organizacijoms laikytis besikeičiančių įstatymų ir taisyklių. Pasikeitus įstatymams, personalo valdymo sistemos gali būti atnaujinamos greitai ir efektyviai, užtikrinant, kad organizacijos jų laikytųsi. Be to, personalo valdymo sistemos gali padėti organizacijoms pasiekti skirtingų žmogiškųjų išteklių sistemų ar registrų sąveiką, todėl žmogiškųjų išteklių valdymas yra veiksmingesnis ir efektyvesnis. Suteikdamos prieigą prie svarbios žmogiškųjų išteklių informacijos ir dokumentų, personalo valdymo sistemos taip pat gali padėti organizacijoms pagerinti darbuotojų motyvaciją ir darbo delegavimą. Apskritai personalo valdymo sistemos gali padėti organizacijoms pagerinti efektyvumą, sumažinti klaidas ir veiksmingiau paskirstyti išteklius, todėl pagerėja organizacijos veikla.

Personalo valdymo sistemos gali labai pagerinti bendravimą ir bendradarbiavimą organizacijoje. Nustatydamos darbuotojų lūkesčius ir įsipareigojimus, personalo valdymo sistemos gali nustatyti aiškias komunikacijos linijas tarp darbuotojų ir vadovybės. Tai gali padėti užtikrinti, kad darbuotojai jaustųsi išgirsti ir vertinami, o tai padidins pasitenkinimą darbu ir didesnį lojalumo organizacijai jausmą. Be to, veiksmingos personalo valdymo sistemos gali skatinti bendradarbiavimo kultūrą, skatindamos darbuotojus dirbti kartu siekiant bendrų tikslų. Tai gali pagerinti produktyvumą, taip pat didesnį draugiškumo ir komandinio darbo jausmą.